Internkontroll

Styrelsen ansvarar enligt den svenska aktiebolagslagen och Koden för den interna kontrollen.

Internkontroll är viktigt för att säkerställa att de beslutade målen och strategierna ger det resultat som önskas, att lagar och regler följs samt att risken för oönskade händelser och fel i rapporteringen minimeras. Den interna kontrollen är upprättad i enlighet med avsnitt 3.7.2 och 2.7.3 i Koden samt det etablerade ramverket COSO, som består av följande komponenter:

  • Kontrollmiljö
  • Riskbedömning
  • Kontrollaktiviteter
  • Information och kommunikation
  • Uppföljning

Den interna kontrollen bedöms vara god och ändamålsenlig för en organisation i Kungsledens storlek.

Kontrollmiljö

Inom Kungsleden utgörs den interna kontrollen av den kontrollmiljö som styrelse och ledning kontinuerligt verkar utifrån samt även de beslutsvägar, befogenheter och ansvarsområden som kommunicerats i organisationen.

Riskbedömning

En väsentlig beståndsdel i den interna kontrollen är att ha en tydlig bild av de risker för fel som kan finnas i den externa rapporteringen och att en organisation och processer finns för att hantera dessa risker. Kungsleden arbetar aktivt med att kartlägga, bedöma och hantera de risker som bolaget löper i sin finansiella rapportering. En bedömning av risken för fel i den finansiella rapporteringen görs årligen utifrån resultaträkningen, rapporten över finansiell ställning och kassaflödesanalysen. För de poster som är väsentliga och/eller har förhöjd risk för fel finns processer för att minimera denna risk. Processerna gäller inte bara själva ekonomiprocesserna utan innefattar även bland annat verksamhetsstyrnings- och affärsplaneprocesser samt IT-system.

Exempel på styrdokument är de verktyg för verksamhetsuppföljning som arbetats fram. De används dels för förberedelser inför köp och försäljningar av fastigheter, dels för övergripande uppföljning av verksamheten samt som underlag vid värdering.

Kontrollaktiviteter

Kungsleden har utformat sin interna kontroll så att kontrollaktiviteter genomförs rutinmässigt, på en övergripande nivå alternativt är av en mer processorienterad karaktär. Exempel på övergripande kontroller är löpande resultatanalys utifrån den operativa och legala koncernstrukturen samt analys av nyckeltal. Formella avstämningar, attester och liknande kontroller är exempel på rutin- eller processorienterade kontroller som syftar till att förebygga, upptäcka och korrigera fel och avvikelser. Kontrollaktiviteterna har utformats för att hantera de väsentliga riskerna avseende den finansiella rapporteringen.

Information och kommunikation

Styrelsen får löpande ekonomisk rapportering och vid fyra styrelsesammanträden per år behandlas koncernens ekonomiska ställning. Bolagets revisor rapporterar personligen sina iakttagelser från gransk­ningen och sin bedömning av den interna kontrollen en gång om året.

Kungsleden har en policy som garanterar att medarbetare anonymt och utan påföljd kan kontakta tredje part för att rapportera ageranden eller andra missförhållanden som innebär överträdelser eller misstanke om överträdelse av lagar eller andra riktlinjer och regler. Visselblåsarsystemet är tillgängligt via Kungsledens webbplats. All information som bedöms vara kurspåverkande meddelas marknaden via pressmeddelande. Bolaget har säkerställt att informationen når marknaden samtidigt. Vd, vvd/CFO är utsedda till talespersoner i finansiella frågor.

Uppföljning

Styrelsen begär kontinuerligt bedömningar av riskerna i verksamheten från företagsledningen. Resultaten sammanställs i rapporter och redovisas för revisionsutskottet. Den interna kontrollen bedöms vara god och ändamålsenlig för en organisation av Kungsledens storlek. Kungsledens styrelse har bedömt att bolaget för närvarande inte är i behov av någon internrevisionsfunktion.